项目沟通管理 教材精选

沟通管理的基本过程

项目经理的大部分时间(80%左右)都在进行各方面各类型沟通工作。而项目管理要求沟通是主动和受控的。项目沟通管理包括保证及时与恰当地生成、搜集、加工处理、传播、存储、检索与管理项目信息所需的各个过程。

  1. 沟通管理计划编制
    沟通管理计划编制是确定项目干系人的信息与沟通需求的过程,即谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传递。沟通管理计划编制过程一般分为如下 3 个步骤:
    (1)确定干系人的沟通信息需求,即哪些人需要沟通,谁需要什么信息,什么时候需要以及如何把信息发送出去。
    (2)描述信息收集和文件归档的结构。
    (3)发送信息和重要信息的格式,主要指:创建信息发送的档案;获得信息的访问方法。
    通常,沟通计划编制的第一步就是干系人分析,得出项目中沟通的需求和方式,进而形成较为准确的沟通需求表,然后再针对需求进行计划编制。
    沟通管理计划应该包括以下内容:
     项目干系人沟通要求。
     对要发布的信息的描述,包括格式、内容、详尽程度。
     信息接收的个人或组织。
     传达信息所需的技术或方法,例如:备忘录、电子邮件和/或新闻发布等。
     沟通频率,例如,每周沟通等。
     上报过程,对下层无法解决的问题,确定问题上报的时间要求和管理链(名称)。
     随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法。
     通用词语表
    沟通管理计划编制的技术和方法包括项目干系人分析、沟通需求分析、沟通技术;沟通管理计划编制的输入有项目章程、组织过程资产、项目范围说明书、项目管理计划;项目沟通管理计划编制的输出为沟通管理计划。

  2. 信息分发
    信息分发指把所需要的信息及时提供给项目干系人。它包括实施沟通管理计划,以及对预料之外的信息索取要求作出反应。
    用于信息分发的技术和方法主要有沟通技术、信息收集和检索系统、信息分发方法、取得的经验教训;信息分发的输入有工作绩效信息、沟通管理计划;信息分发到输出有项目管理计划(更新)、组织过程资产(更新)。

  3. 绩效报告
    绩效报告指搜集所有基准数据并向项目干系人提供项目绩效信息。一般来说,绩效信息包括为实现项目目标而输入的资源的使用情况。绩效报告一般应包括范围、进度、成本和质量方面的信息。许多项目也要求在绩效报告中加入风险和采购信息。报告可草拟为综合报告,或者报导特殊情况的专题报告。
    形成绩效报告的主要步骤是收集依据材料和项目绩效评审。绩效报告的输入有工作绩效信息、沟通管理计划、预测、已批准的变更请求、可交付物;绩效报告的输出有绩效报告、预测、需求变更、项目管理计划(更新)、建议的纠正措施、组织过程资产(更新);绩效报告的工具和技术有信息表示工具、绩效信息收集和编辑、状态评审会议。

  4. 项目干系人管理
    项目干系人管理就是对他们的沟通进行管理,让不同的项目干系人得到相应等级内容的项目信息并解决项目干系人之间的问题,从而使项目顺利按计划推进。项目干系人管理的范围包括客户、高层领导、项目团队。
    项目干系人管理的方法如下:
    (1)通过调查项目干系人需求和期望可以了解项目干系人的目标、目的和沟通层次。在沟通管理计划中对这些需求和期望进行识别、分析和记录。
    (2)在进行干系人沟通时,项目经理需要充分理解干系人的需求以便充分与干系人合作,以达成项目的目标。
    (3)在进行干系人管理中,应使用沟通管理计划中为每个项目干系人确定的沟通方法。面对面会议是与项目干系人讨论、解决问题的最有效的方法。如果不需要进行面对面会议或进行面对面会议不可行时(例如国际项目),则可利用电子邮件或者传真的方式进行。
    (4)对干系人的管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持,使干系人了解项目的进展和有可能带来的影响。项目干系人管理的输入有项目管理计划、沟通管理计划、组织过程资产;项目干系人管理的输出有问题解决、项目沟通管理计划(更新)、组织过程资产(更新);项目干系人管理的技术和工具有沟通方法、问题日志。

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