精益看板方法从理论到实战 (5)—— 控制在制品数量(上)

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本篇开始介绍看板方法的最重要,却也被认为是最难实施的实践——控制在制品数量。我将分三篇介绍,每篇从一个故事开始,分别对应着Why——为什么要控制,What——控制什么,和How——怎么控制。

这是第一篇,介绍为什么要控制在制品数量,也就是控制在制品的本质和目的。理解它,将帮助你避开误区,极大降低控制在制品的实施难度,并从中真实收益。

5.1 为什么要控制在制品

让我们从“束水攻沙”的故事讲起。故事的主人公潘季驯是明朝治理黄河的水利专家,被称为“千古治黄第一人”,他也是少数被誉为“世界级的水利泰斗”的古代中国人。我们今天要讲的就是他治理黄河的故事。

治黄河难,难在泥沙的不断淤积。清淤是治理黄河的传统办法,问题是清了又会淤积,年复一年。大批的河工聚集,又为造反提供条件,元朝的覆灭就与之关系甚大。不治则生灵涂炭,治则劳民伤财,这是摆在历代统治者面前的两难决定,明朝也不例外。嘉靖到万历年间潘季驯四次临危受命治理黄河,取得前所未有的成效,并总结了切实可行的理论和实践体系,其中最为重要的思想就是“束水攻沙”。


潘季驯被称为“千古治黄第一人”,我们要讲的是他的治黄方略——“束水攻沙”

什么是“束水攻沙”呢?潘季驯在治理黄河时既没有蛮力清淤,也不是一味的加高、加宽河堤。他反其道而行,收窄河堤——在大堤内(称为遥堤)再修筑一道更窄的缕堤,遥堤用以防溃,缕堤用以束水。河堤收窄了,水流的速度就会加快,将沉积的泥沙带走,这就是所谓“束水攻沙”[1]

“束水攻沙”是潘氏的首创,成为后世几百年治理黄河的基本方略。但它与在制品限制有什么关系呢?“束水”加快了水的流速,也带走了泥沙。对应的,产品开发中控制在制品数量是为了:缩短需求从开始到完成的平均交付周期——加快流速,并即时发现和处理交付过程中的问题——带走泥沙。我们来看具体的例子。


在制品(需求)减少了,其从开始到完成的时间也会变短

在上图中,泳道数约束了并行需求的数目。并行需求减少了,需求从开始到完成的时间随之缩短。这一原理也可以表示为”利特尔法则“[2]

平均交付周期 = 平均并行需求数 / 平均交付速率

  • 平均交付周期:指需求从进入开发团队到完成交付的时长;

  • 并行需求数:指整个系统中并行需求的数目,是处于各个阶段的需求数之和;

  • 平均交付速率:指单位时间交付的需求数。

利特尔法则告诉我们,并行需求越少,单个需求从开始到结束的交付周期就越短。缩短交付周期让组织可以更快地响应市场,和更快地学习改进,这在移动互联网时代这是核心竞争力。

比缩短交付周期更重要的是,控制在制品可以暴露产品开发过程中的问题和阻碍。我们还是以潘季驯的话来做类比。

急则沙随水流,缓则水漫沙停 —— 潘季驯


控制在制品让问题即时暴露

潘季驯说:“缓则水漫沙停”。对应于产品开发中,如果需求总是积压在特定阶段,流动不畅,各种问题和风险也容易蔓延和积累。有效控制在制品可以即时暴露交付过程中的问题。例如,在上图中:1)并行需求少了,对应的阻碍和问题也会凸显出来;2)需求完成后很快进入下一环节,上一环节的错误很快被发现;3)瓶颈处需求积压形成的队列会非常显眼,团队也容易感到瓶颈的存在。

更进一步,为了控制在制品,团队就必须采取行动尽快解决暴露出来的问题。即时暴露和解决问题的循环,让价值流动得以顺畅,团队交付能力得以提升。

通过“束水攻沙”的隐喻,我们看到:

控制在制品有两个目的:1)加速价值交付——也就是缩短交付时间;2)即时暴露问题——也就是让价值交付过程中的问题和瓶颈即时显现出来。

5.2 产品开发中的在制品

让我们回到产品开发,其中的在制品是指所有做了投入,但还没有实现价值交付的工作,让我们看几个例子。

5.2.1 在制品经常表现为积压在某一阶段的需求

下图中的团队,项目进行到中期,遇到很多问题,一再延期,团队在这个时候决定尝试应用看板方法。


瀑布项目中,需求集中在某一阶段形成在制品

第一步,我们将目前团队的工作可视化,于是就呈现了上图中看板墙的状态。可以看到团队采取的是瀑布开发模式,大量需求积压在开发阶段形成队列,显然这些工作都是在制品。

可视化在制品后,团队的问题也清晰起来,积压在开发阶段的需求,相互等待影响,很多问题被隐藏了起来,也加大了协调和管理的难度。而且,这些需求的测试被延迟,质量问题不能及早发现,可以预期在测试阶段问题还会集中爆发。

基于这一情况,我们进一步分析了并行开发中的需求,1)识别出已经完成的需求,将其移入到了待测试,尽快开始验证,及早发现问题;2)识别出很快可以完成的需求(图中用绿色磁贴标记),尽快完成他们使其进入测试,减少开发中的并行;3)识别有问题的需求(图中用红色磁贴标记),重点关注这些问题,逐个解决,以促使需求可以快速向下流动。这三个步骤都促成了在制品下降,恢复了需求的流动。

从这个例子中,我们可以看到,产品开发中的在制品经常表现为并行工作或等待的队列,它们阻碍了用户价值的顺畅流动,也容易隐藏问题。

5.2.2 必须端到端地关注整个系统的在制品


开发完成任务,如果不能即时的集成、测试和发布就仍然是在制品

上图是另一个团队的状况。他们刚开始应用看板方法,对并行开发“需求”的控制取得了一些效果——减少了开发的并行和多任务切换。但问题出现在了后面,大量“需求”积压在测试和等待上线阶段。

进一步分析发现,后期积压的主要原因是前期需求划分不合理,开发完成的“需求”并不能单独验证或上线,而是要等待一批需求一起验证和上线。所以,这里的“需求”并不是真正的用户的需求,而只不过是团队内部的任务。单纯按任务来控制在制品,往往无法实现最终加速价值流动和即时暴露问题的目的。

在这个例子中,我们可以看到:控制在制品并不能只看单个阶段,而是要端到端地关注整个系统的在制品,只有整个系统的在制品降下来了,才能实现用户价值顺畅流动,并尽早发现问题、交付价值和获取反馈。

5.2.3 用户视角是判断在制品的最终标准


单个团队的子需求即使完成了,如果不能交付就还是在制品

再看一个例子,上图中用户价值(在线播放视频文件)被拆分成了前端和后端团队各自的子需求。在单个团队看板墙上,子需求处于完成状态,似乎在制品并不多。但单个团队完成的工作并不能交付,而是要等待与其它团队集成验证后才能交付,问题仍然可能被隐藏,也未获得外部的有效反馈,显然它们都还是在制品。所以团队内部工作是否完成并不能作为判断在制品的标准,从用户的角度出发是判断一个工作是否是在制品的最终标准。

以上三个例子中,我们都看到了由于没有有效地“束水”,都看到了水流停止——需求不能尽早交付——的现象,最终也都会导致水漫沙停——问题积累或被隐藏。总结上面的例子,我们得出以下结论:

在制品是所有已经开始但还没有完成价值交付的工作,控制在制品必须从用户的视角出发,关注端到端交付过程,降低整个

系统的在制品数量。

5.3 理解和呈现在制品带来的负面影响

以上我们了解了什么是在制品以及如何判断在制品。那在制品究竟带来什么问题呢?Don Reinertsen在《The Principles of Product Develoopment Flow》一书中说:“ 队列(在制品的积压)是造成产品开发糟糕表现的单一最重要因素 ”,他还列举了在制品带来的6类问题,分别是:延长交付时间;隐藏风险;增加管理和协调负载;提高系统的波动性;降低团队激励程度;损害质量。Don 对这些问题的成因做了强有力的论证,这里不再重复。但,在制品带来如此多的负面影响,却为什么被长期忽视呢?一个重要的原因是它们在财务和物理上都是不可见的。

在生产制造领域,在制品被是资产负债表上的”库存“,减少库存释放现金、提高运转效率是企业财务官和管理者们梦寐以求的,也是企业运营的重点目标之一。物理上,生产制造中的在制品是可见的,它们或者在工序上排队,或者堆积在货架上和仓库内,随时可见,是工厂运营者不遗余力要去降低的东西。

而产品开发则完全不同。财务上在制品是不可见的,所有投入的人力都算作既成事实的沉没成本。在物理上,产品开发的在制品体现为代码、创意和文档等等,也是无形和不可见的。

产品开发中在制品的不可见,并没有改变它是许多负面影响根源的事实。相反,正是因为不可见,才需要我们在意识和实践上格外重视。在意识上我们要把它视同库存,正确的应对和努力的降低,提高产品开发的运营效率。通过正确实施“可视化价值流动”实践,我们能够清晰展现本来在物理上不可见的在制品,为有效控制它们创造了更好的条件。而控制在制品的具体方法是我们下一篇要分享的内容。

总结:

本篇介绍了什么是在制品,产品开发中在制品的表现形式,以及控制在制品的目的。理解这些为我们针对性和有效地控制在制品,并通过它改进产品开发过程和提升绩效打下了坚实的基础。

下一篇,我们讨论控制在制品的具体操作实践。

文中注释:

  1. ”束水攻沙“是潘季驯最核心的治黄攻略,但不是全部,比如到了下游束水攻沙不再有效,他又采取了“蓄清刷黄”的策略,蓄洪泽湖水冲刷黄淮  ↩

  2. 利特尔法则由麻省理工大学斯隆商学院的教授John Little提出。它是一个有关交付周期与在制品关系的简单数学公式,这一法则为如何有效地缩短生产周期指出了方向。  ↩


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