项目管理系统是什么？能干什么？有什么功能？一文看懂

阅读本文您可以了解：1、项目任务管理系统是什么；2、项目任务管理系统的作用；3、项目任务管理系统的功能

一、什么是项目任务管理

项目任务管理是指运用系统的理论方法，在有限的条件和资源下，对项目从开始到结束的全流程进行计划、组织、协调直至最终实现项目目标的管理过程。传统项目任务管理存在以下难题：

1、任务制定过程繁琐：使用传统表格制定项目任务费时费力，任务多时无法分别任务的轻重缓急，不易进行项目管理。

2、任务发布难，跨部门协作难：任务发布困难，涉及的成员和部门间信息同步不及时，造成项目协作混乱。

3、任务沟通困难：任务执行和审核流程繁琐，执行任务中的反馈无法及时进行沟通，沟通成本太高，阻碍任务顺利进行。

4、任务进度把控难：缺少任务状态看板，任务进度不易把控，管理者无法准确把握项目整体完成情况针对性调整，员工的个人任务情况也缺少直观图表展示，项目延期风险加大。

 

基于以上难点，绝大部分企业会考虑购买或者搭建项目任务管理系统进行项目管理。

项目任务管理系统是一种用于规划、组织、分配和跟踪项目任务的软件工具或平台。这些系统帮助团队有效地协调和管理项目中的各种任务和活动，以确保项目按时、按预算和按质量要求完成。

为方便更好理解项目任务管理系统是什么，可以同时参考其模板进行理解。

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二、项目任务管理系统的作用

1、对企业来说

可以显著地缩短项目的执行周期，将项目所需的时间成本降低至少10%以上，同时也能够最大限度地节约企业的资源投入。这种方法能够直接为企业的经济效益做出积极的贡献，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

2、对企业管理者来说

能够使他们在项目执行过程中更加精准地掌握项目的进展情况。一旦项目完成，所积累的经验教训和数据信息将能够为企业未来的优化升级提供有力的支持。这些数字资产和经验模板能够为管理者们制定更为科学合理的战略决策提供有力的依据，推动企业持续提升竞争力。

3、对员工来说

有助于他们更好地把握工作的重点，确保项目协作的权责分明，分工清晰，工作流程有条不紊。这种方法不仅能够最大限度地发挥员工个人的能力，让他们在项目中不断积累经验，还能够促进团队的凝聚力和合作精神的增强。

举个例子：

想象你正在组织一场朋友聚会，这个聚会就是一个小型项目。你有很多事情要做，比如发送邀请、准备食物、安排娱乐活动等。如果你没有一个明确的计划和清单，可能会发生混乱，有些事情可能会被忘记或重复做。这时，你可以使用一种类似项目任务管理系统的方法来进行组织：

1、任务创建：

首先，你将聚会的各个任务列出来，比如“发送电子邮件邀请”、“购买食材”、“准备播放列表”等等。

2、任务分配：

如果你和朋友一起准备聚会，你可以将任务分配给不同的朋友。比如，你可以将“购买食材”这个任务分配给朋友A，将“准备播放列表”这个任务分配给朋友B。

3、任务优先级：

有些任务可能更紧急或更重要，比如购买食材比准备播放列表更紧急。你可以给每个任务设置优先级，确保首先完成最重要的任务。

4、进度追踪：

当朋友们完成任务时，他们可以在系统中标记任务为已完成。你可以随时查看系统，了解每个任务的进展情况，而不需要每次都问朋友们。

5、时间管理：

系统可以帮助你安排任务的时间表，确保每个任务都在适当的时间完成，避免最后一刻的抱佛脚。

6、沟通和协作：

如果有新的任务添加或任务发生变化，你可以在系统内部与朋友进行沟通，避免信息混乱。

7、总结和回顾：

聚会结束后，你可以看到所有任务的完成情况，这对于未来组织类似活动时提供了宝贵的经验。

三、项目任务管理系统的功能

接下来以我们企业使用的简道云项目任务管理系统为例，对于系统运作流程进行具体详细的说明。

step1：新建项目任务

企业或者项目管理者新建项目，并可拆分项目为多级任务。包括：项目、任务、子任务、项目集。员工在看板视图中进行查看，方便对自己的工作进行科学的拆解。

• 新建项目

• 新建任务

• 新建子任务

• 新建项目集

step2：任务执行验收

主要用于任务流程执行，由负责人和成员执行任务，由管理人员进行任务审核验收。

• 个人工作台

用于成员查看个人项目和任务情况。

• 项目任务执行

管理者和员工均可发起项目任务，为新建好的任务发起执行流程。也可以在员工填写简报的时候发起。执行任务由任务负责人和任务成员执行，一般由任务负责人填写执行情况。执行情况可根据任务具体进度填写，不一定只有完成任务才可以提交执行，还可以搁置任务、关闭任务等。

step3：工时登记

• 发起工时登记：由员工发起流程。

• 工时审核：由部门领导等管理人员负责审核。

step4：费用登记

可在此登记相关项目的费用，并依据流程进行审核审批。

step5：数据分析

对于未开始任务，进行中任务，已完成任务，任务完成率，负责人统计表等，系统会自动生成报表，帮助个人和企业更好的达成目标。

 

以上就是本文全部内容，希望对你有所帮助。