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明源云副总经理,微信公众号drate-think ,香港大学研究生毕业,关注三个领域:向互联网转型、IT公司战略与组织能力建设、IT服务标准化&项目管理。...

组织及其IT部门的职责划分

组织及其IT部门的职责划分

组织的职责划分
职责划分是组织中需要考虑的一个重要问题。明确的职责分工有助于各职能的有效运作,并提供监管和控制职能。尤其是对于大型财务系统等重要系统,监管人员需要比下属人员承担更多的责任。IT部门与其他部门的独立和信息系统内部职务分工同样重要。下面对任务分工的若干领域做进一步说明:
1. 交易授权
交易授权是用户部门的责任。事实上授权也意味着被授权人员的责任程度。管理人员和信息系统审计师必须定期检测未经授权的交易情况。
2. 对账
对账是用户的责任。在一些组织中,数据控制组也使用“核对总计”与平衡表来进行应用程序的对账,这种独立的检验使用户对应用程序的运行和数据准确性都更有信心。
3. 资产保管
公司必须决定并指派适当的资产保管者。当某一使用者被指派为“数据所有者”时,应该明文订出责任。数据所有者负责决定保护数据安全的授权等级,而数据安全管理小组则常常负责安全系统的安装与执行。
4. 访问数据
实体环境必须足够安全,阻止未经授权人员访问各种联到主机的有形设备。系统和应用安全是阻止未经授权人员访问的另一层安全控制。此外,从外部获得公司内部数据是因特网出现后的新问题。因此,系统管理者需要加强保护信息资产的责任。
5. 使用授权表格
用户部门管理者提交电子或印刷的正式授权表格,其中定义员工的访问权,即谁能访问什么,授权表格必须得到管理层的批准。通常所有用户都应以书面形式向主管申请某个特殊系统的访问权限。大公司或有偏远单位的公司,授权的签名、申请书的签名都应存档,以便核查,确保授权申请是正确的。此外,程序上也应要求主管定期检查存取权限,以确认用户的权限与工作职能相配,并随时更新。
6. 用户授权表
IT部门使用授权表格中的数据来建立和维护用户授权表。定义哪些人被授权去更新、修改、删除或浏览数据。这些权利分别在系统、交易等层次定义。此外,授权表本身要有密码或加密来保护,防止未经授权的访问。控制日志应详细记录所有用户活动,并有适当的主管来检查,所有意外情形都应加以调查。
7. 异常报告
异常事件应该报告给管理层处理,在妥善处理后需要留下证据,即在报告上签名表示该异常已妥善处理。管理层也应跟踪异常善后处理,以确保所有异常均已及时解决。
8. 审计轨迹
审计轨迹是信息系统审计师在重新描述交易过程时的“地图”。审计工作中审计人员正是通过跟踪审计轨迹,来审核有关经济业务及收集审计证据的。在传统的业务活动中,每笔交易的每一个环节都有文字记录(如经手人签字),审计轨迹十分清楚。审计人员可以从原始单据开始,对交易事项进行追踪,直到报表为止;也可以从报表开始,一直追溯到原始单据,形成了顺查、逆查等审计方法。
对于信息系统而言,审计轨迹是指从数据输入系统时起,到数据被确认有效并传递给其他子系统为止,对这段时间内发生的所有事件的记录。实现电子化后,传统的审计轨迹完全消失,代替纸制凭证、账簿和报表的是电磁化的会计信息。这些磁性介质上的信息不再是肉眼所能直接识别的,可能被删改而不留下痕迹,从而大大增加了审计风险。如果系统设计时考虑不周,可能到审计时才发现只留下业务处理的结果而无法追溯其来源。因此,审计轨迹是对数据处理的跟踪和记录,也是系统设计良好的必备组件。
审计轨迹能够帮助IT部门和审计师提供追溯交易过程的记录,能够帮助信息系统审计师重新创建一个实际的交易流,即从最初存在状态到更新后的文件。在缺少职务分工的情形下,审计轨迹可以作为一个补偿控制。信息系统审计师应该能判断谁执行这笔交易,交易的时间,输入的数据,输入的形式,交易中包含哪些领域的数据,以及更新过的文件。
9. 交易日志
交易日志采用人工或自动化的方式都可以。人工日志是在数据进行处理前由人工进行的关于交易的记录(分组或分批)。自动记录日志提供的所有处理交易的记录,是通过计算机系统完成并保留。


信息系统职责划分
IT部门需要和其他部门进行有效的职责分工。同时,为保证成功开发和实施新系统,需要关键人员要参与到系统开发方法中,这些需要参与到开发过程中的主要角色也需要进行明确的职责分工,主要的参与者和责任如下主要有以下几个方面:
1. 高层管理者
批准完成项目所必需的资源,高层管理者能够促使需要的人员参与并完成项目。
2. 用户管理者
项目和最终系统的所有人,负责部属合格的代表到该信息系统项目团队中参与需求分析,并最后接受测试和用户培训。用户管理者需要定义系统完成时的审查标准以及批准系统的交付。他们主要关心如下问题:
? 软件指定的功能是否可用
? 软件是否可靠
? 软件的效率
? 软件是否易用
? 软件向其他环境移植的容易程度
3. 项目指导委员会
为项目开发提供总体方向,保证各方利益的实现。主要负责所有成本和时间进度。该委员会由新系统所牵涉的各部门高层代表组成,每个代表都有权决定影响各自部门的系统设计。项目管理者必是该委员会的一个成员,某些情况下是负责人。项目指导委员会功能如下:
? 定期审查项目进展(半月或一个月),需要时召开紧急会议。
? 作为协调者和建议者,委员会成员能够回答问题,并做出系统和程序设计方面的相关决策。
? 委员会可以评估进展,采取必要的校正行动,以及建议相关人员进行变动。在必要时可以重新设计目标和规划,改变系统目标。委员会还能够处理项目级无法处理的风险,在特殊情况下,委员会可以建议项目中止。
4. 项目出资方
数据和应用的所有者被任命为项目出资方。主要职责是为项目提供资金,并与项目管理者密切合作,定义如何衡量项目,关键是要将衡量尺度转化成可以衡量的、定量的指标。项目出资方通常是负责应用将要支持的主要业务功能的高层管理者。
5. 系统开发管理者
提供软件硬件环境的技术支持,包括开发、安装和操作系统。保证系统和组织计算环境与战略方向保持一致,进行操作支持和安装后的维护活动。
6. 项目管理者
提供项目日常管理,保证项目与总体方向保持一致,项目符合当地标准,交付品是质量合格产品。同时协调各方利益,解决部门之间的冲突,监控开发团队成本。如果项目人员全是致力于该项目的,项目管理者要对人员负责。
7. 系统开发项目团队
目的是完成指定任务,参与开发过程,根据当地标准进行工作,有效和用户通信,并可以向项目管理者建议进行必要的计划调整和改进。
8. 用户项目团队
目的是完成指定任务,与系统开发人员有效沟通,通过参与开发过程,遵循当地标准,提示项目管理者预期与实际开发之间的偏离。
9. 安全员
保证系统控制和支持过程提供了有效的保护,在与公司安全政策一致的数据分类基础上,进行安全衡量指标并集成到系统。负责审查安全测试计划,在实施前进行汇报;同时评估安全相关的文档,报告系统安全有效性,在系统操作过程中监视有效性。
10. 质量保证
审查每个阶段实施结果是否与需求保持一致。审查点取决于所采用的系统开发生命周期方法论、系统的意义和潜在偏差的影响等几方面的因素。还要关注和每个过程管理相关的技术活动,或具体软件工程过程的使用,这对于达到软件过程能力成熟都具有很重要的作用。

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IT部门工作职责

2013年07月11日 201KB 下载

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