杜绝采购欺诈：利用SRM系统监控采购计划

于 2022-05-18 15:04:17 发布
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分类专栏： SRM采购管理 文章标签： SRM采购 预防采购欺诈
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本文探讨了采购欺诈的各种形式，如回扣、利益冲突、假公司/订单、欺诈性发票和围标，并强调了良好的采购策略的重要性。8Manage SRM系统通过自动化和监控采购流程，提供定制报告和三向匹配功能，帮助组织识别异常支出，预防欺诈行为，确保采购透明和合规。
摘要由CSDN通过智能技术生成

挑战

采购是为组织采购商品和服务，大部分业务支出流经部门。采购部门负责谈判合同和采购业务所需的商品和服务。寻源及采购过程特别容易出现欺诈并且难以被发现，尤其是在采购业务复杂的大型组织中。

良好采购策略的目标是以尽可能低的价格采购尽可能好的商品和服务，同时降低风险，与值得信赖的供应商合作伙伴建立牢固的关系，并确保利用节省成本的机会实现顺畅的支付流程。采购欺诈可以有多种形式，从挪用公款到高价商品。以下是一些最常见的欺诈方式，员工据此诈骗组织的资金。

1.  回扣

其中一个最常见涉及回扣或回报。供应商向采购商品和服务的采购员支付回扣。回报可能是现金支付、好处、影响力或其他形式的贿赂。

为了获得回扣，采购经理可能会批准不合格的供应商，采购不必要的商品或服务，或者通过排除首选供应商来破坏招标流程。另一种常见的策略是以只有一个投标人可以合格的方式编写项目规格。

基于贿赂的交易很少对采购组织有利。供应商可能会多收钱或提供劣质产品以收回贿赂。即使产品可以接受且价格合理，采购组织也会失去竞标的优势。

2.  利益冲突

另一种常见的欺诈情况涉及与投标公司未公开的关系。例如，最终批准投标过程的人可能拥有中标公司的股票，或者与公司或其股东有某种关系。由于员工间接从交易中获利，他的兴趣在于为供应商做出最有利的交易，这对支付他薪水的组织来说通常意味着是一笔糟糕的交易。

由于采

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对采购流程进行全面审查，以识别经验教训及改进领域，这有助于优化未来项目的采购策略和实践。- 流程审查：分析整个采购流程，以确定优势和劣势。- 利益相关者反馈收集：收集参与采购过程的利益相关者的反馈。- 改进计划制定：制定计划来实施经验教训并改进未来的采购活动。企业常常面临着多样化的采购需求和复杂的采购管理流程。传统的手工采购方法往往耗时且容易出错，这不仅影响了采购效率，还可能导致资源的浪费。因此，采用现代自动化的采购管理软件将成为企业优化采购流程、提高工作效率的关键策略。
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设定基准：项目监控的第一步是设定范围、进度和成本的基准。这些基准作为衡量项目绩效的关键参照点。跟踪绩效：确立基准后，下一个任务是根据这些基准来跟踪项目的绩效。这包括收集项目相关参数的数据，并对照计划绩效评估实际绩效。识别差异：如果实际绩效与计划绩效之间存在差异，必须对这些差异进行识别和分析。了解这些差异的根本原因有助于制定有效的策略来解决它们。实施纠正措施：在识别差异后，下一步是采取纠正措施，以确保项目能够重回正轨。这些措施可能涉及重新分配资源、调整项目进度计划等。
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许多企业将其视为标准操作流程，特别是在处理大规模交易或与供应商建立长期合作关系时，采购订单有助于确保交易的透明度，避免误解，并为双方保留交易条款的清晰记录。若采用先进的采购到付款软件，能自动将申请的详细信息填充至采购订单中，并自动执行大部分审批流程，从而简化整个流程并节省时间。通过其强大的自动化功能，端到端跟踪管理从采购申请到合同付款的每个环节，不仅提高了采购流程的效率，还增强了企业对采购活动的控制能力。这样可以清晰地了解采购订单的创建者及其用途，简化采购订单号与发票的匹配，实现快速、无延迟的付款。
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例如，在瀑布项目中，资源规划是第一个需求阶段的一部分，因为这种方法不允许更改项目需求，所以所有资源都得到非常准确的分配和安排。良好的资源管理不仅确保资源的及时获取和分配，还通过与内外部利益相关者的沟通协调，提升员工士气，从而增强组织的整体效率和成功概率。清晰的供需情况有助于制定更优的资源利用策略，平衡资源的供需，确保资源得到最有效的分配和使用，从而提高项目执行的效率和成功率。有效的资源管理策略能够精确预测并满足项目在人力、设备或技术方面的具体需求，确保在恰当的时间内部署恰当的资源。
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工时管理为何对项目如此重要？8Manage 带你读懂！
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● 核算人力资源成本，管控项目成本：工时表软件可进行员工人力资源成本的核算，实时统计每一个项目的实际人力资源成本，并根据项目的预算，了解项目有没有超出人力成本的预算计划，并尽早获知超支的风险，更好的控制项目成本。此外，8Manage 工时表既能独立使用，又能与项目管理工具结合使用，它以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控，以“动态管理、实时共享”的先进理论来实现项目进度、成本、资源、绩效、风险等的有效跟进，能帮助项目管理者解决项目管理中因信息滞后导致的项目失败问题，提升企业项目管控的能力。
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实施供应商管理时常见的挑战及解决方案
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原材料短缺、价格波动等经营风险；借助8Manage SRM系统，企业能够根据可根据价格、过去的绩效或两者的结合等因素来比较和选择供应商，通过构建良好的供应商合作伙伴关系，可帮助企业保持领先地位及竞争优势。供应商绩效管理的关键在于设定明确的绩效指标，建立合同和协议，监测和测量绩效，建立反馈和沟通机制，制定改进计划，并寻求持续改进。此外，8Manage SRM 还涵盖了询比价、竞价、招标、采购流程控制等功能模块，为企业提供了一个全面的供应商与采购管理解决方案，帮助企业优化供应链管理，降低风险，提高效率和质量。
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使用CRM系统如何让你的企业受益
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8Manage CRM系统在现代环境下，能够适应现代移动互联时代企业的管理需求，并且，功能涵盖客户信息管理、销售团队自动化、市场营销管理、产品管理、会员与忠诚度、客户服务、电子调查，分析及商业智能等功能，可定制二次开发，满足各行各业企业的客户管理需求。通过使用CRM系统，企业可以更好地了解客户需求，提高销售效率，提高客户满意度和忠诚度，提高企业竞争力。选择一款适合企业使用的CRM系统是关键，企业发展方向和目标各异，内部管理流程和理念也各不相同，因此，适合其他企业使用的CRM不一定就适合自身企业。
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知易行难！项目推进的6大常见问题
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明确项目目标、确保足够的资源供给、建立良好的沟通渠道、实施有效的风险管理、合理分配任务和制定变更管理流程都是解决这些问题的关键步骤。所以借助可靠的项目管理软件，就可以轻松解决这些问题，改善项目成果，推动企业业务，同时更好地进行合作，使团队中的每个人都受益。使用8Manage PM项目管理软件，支持项目计划、时间管理、资源分配、预算以及实际成本跟踪和变更管理等，助你克服项目常见障碍，全面满足项目团队管理需要。解决这个问题的方法是确保在项目开始之前明确定义项目的目标，并与团队成员进行充分的沟通和理解。
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可视化的工时管理：让项目进度真实可见
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里程碑代表项目中的重要节点和目标，有助于跟踪整个项目的进度和里程碑的完成情况。通过生成报告和图表，你可以快速了解项目的整体进展情况，识别潜在的风险和瓶颈，并进行相应的调整和优化。根据团队成员的技能和可用性，将任务分配给合适的人员，并为每个任务估计所需的工时。8Manage 工时表软件提供了一个可集中管理和追踪工作时间的平台，支持工时表与项目管理一体化，帮助组织或团队更好地了解项目的时间投入情况，优化资源分配，提高工作效率。通过选择合适的工时表软件，你能够清楚且有效地管理和控制项目的进展，确保项目按时交付。
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CRM商机管理：提升客户体验和销售效率
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对于使用财务软件的企业来说，商机管理过程可能是混乱的或不存在的。有效的商机管理使你能够更好地了解你的客户，然后你就能够根据他们的潜力来确定与他们互动的优先次序。8Manage CRM系统经过十多年市场验证，能够规划和管理你的商机，并为你的团队提供必要的背景信息以将这些商机转化为收入。8Manage CRM 提供有效的工具帮助你记录赢取或丢失商机的关键信息，并分析结果，以便持续改进，提高销售成功率。● 迁移： 当你迁移时，你要把你的客户从旧的平台（通常是竞争对手的）转移到新的平台（通常是你的）。
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间接采购管理中常见的五大挑战
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通过建立明确的、可衡量的目标和具体的关键绩效指标，企业可以根据一套预先确定的标准更好地评估他们的采购实践，突出他们可以改进的地方。正确执行的KPI为企业的采购流程创造了一个持续改进的环境，从而推动整个企业的流程效率。8Manage SRM创建了一个功能性的、端到端的采购流程，包括从主要供应商采购合适的产品、自动化工作流程以简化审批，以及报告趋势和关键指标，如成本节约、成本降低和类别管理。建立一个有据可查的采购流程、实施审批，并建立支出的可视性，有助于遏制异常支出，使每一笔交易都符合支出政策。
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工时表：如何跟踪团队进度？
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跟踪时间是一件你应该交给你的团队成员的任务，因为你很难知道每个团队成员在哪里以及他们在做什么。简单的工时表模板提供了总工作时间的清晰视觉效果，但你仍然需要通过将每个工作日的总时间加起来计算总时间。使用与公司薪资期一致的工时表的好处是，你在工时表上的总工作时间将向团队成员显示公司在该期间将支付给他们多少钱。将在线时间跟踪与你的团队的日常工作流程相结合，可以简化薪资流程，并帮助你监测团队的可用性和费用等事项。在工时表模板中添加自定义类别，可以让你更准确地了解你的团队的工作时间。
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为什么基于项目的行业需要 ERP？
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该系统通过将每笔交易与账户、组织和项目相关联，能够生成对企业至关重要的准确及时的洞察力，包括财务报告、发票、工资单和项目进度报告，以便管理者以即时的方式运营和管理其各个业务部门。与传统的 ERP 不同，它提供了业务流程的综合视角，适用于基于项目的制造商、基于服务的企业、建筑、航空航天、建筑公司等。不是所有的项目都属于同一个行业。8Manage FAS项目ERP 的关键点是将所有核心项目业务流程集成到一个端到端的系统中，提供实时数据流，促进流程的加速和自动化，而在单独的应用程序中管理这些流程不太可能。
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如何确保采购质量？找对方法没烦恼
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值得一提的是，8Manage SRM质量管理提供的工作流程用于供应商交付产品和服务的质量控制，支持不合格品的质量整改提议和索赔管理，由供应商及时反馈问题原因并提出解决措施。质量是任何成功企业的核心，保证采购的产品符合期望是成功的关键。采购是任何企业运营的一个关键方面，确保采购的产品或服务的质量对于保持客户满意度和长期成功很重要。始终使用符合你所有规格的合格供应商，这将有助于确保你采购的产品是高质量的，且满足你的需求。- 制定书面的采购政策，概述应该采购什么类型的产品，应该如何评估，以及是否符合企业的需要。
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ERP系统实施，8个需要了解的关键绩效指标
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如8Manage FAS这样的ERP系统通过提供一个清晰的视图，说明业务过程是如何跟踪最后期限的，以及对可能出现的中断的洞察力，使团队能够主动调整，从而简化了调度工作。成功的 ERP 实施应该围绕业务运营和流程生成更好、更详细的信息，并将这些信息集中起来，以便决策者将他们的战略和计划基于相同的信息，无论他们在企业中处于什么位置。配置良好的8Manage ERP解决方案可以提供高水平的预测准确性，帮助企业根据历史数据和当前指标的组合来预测需求，如即将到来的假期，或供应链的短缺。
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