时间就是金钱！使用工时表的6个理由

"时间就是金钱"——你一定听说过这句话，它清楚地表明，时间管理不善的代价是昂贵的，不仅导致绩效问题，还会影响整体业务生产力。
 
有没有办法激励人们改变他们不良的时间管理习惯？
 
工时表管理是一种跟踪员工时间和项目相关任务的聪明方法。但工时表经常被误解。当被要求简要介绍在工作场所度过的每一小时时，员工感到被微观管理。
 
然而，管理人员认为，填写工时表是必须的：
-衡量员工的生产力
-按计划管理时间
-确保准确的工资单
 
工时表被用于生产力分析，尤其适用于白领劳动力。研究表明，在一个以结果而不是以人们坐在工作桌前的时间来衡量成功的环境中，工时表的概念效果最好。

使用工时表的原因
 
1、确定花在任务上的时间
 
分析工时表时，可以估计完成一项具体任务所花费的平均时间。对于需要重复执行相同任务的团队来说，这是一个有价值的数据。管理者可以利用这些员工时间跟踪数据来更好地规划资源。
 
例如，假设有一个由5名自由撰稿人组成的团队，每个人花3小时写一篇文章。如果这个团队需要在一周内为客户发表12篇文章，那么经理就有足够的数据来分析和创建一个深思熟虑的、更准确的项目计划。
 
2、提高下属的效率
 
定期维护工时表可以深入了解员工的时间和精力都花在哪里。员工可能没有注意到，茶水间闲谈、个人电话、社交媒体和其他原因占用了不少工作时间，这降低了工作效率。
 
工时表确定了绩效差距。一旦被指出，员工可以减少离开工作桌的时间，加快工作速度，以达到绩效标准。
 
3、估计准确的项目时限
 
工时表是管理人员不可或缺的工具。他们可以使用该工具来估计员工在某一类型的项目上花费的实际时间。这一信息对于更准确地估计完成下一个同类项目所需的总时间至关重要。
 
4、测量和减少工作量
 
时间跟踪并不是要把员工置于24×7的监控之下。事实上，它有助于识别过度工作的员工。有了工时表中的可用信息，管理者可以减轻下属的工作压力，要么在团队中安排更多的同事进行支持，要么雇用新人或兼职。
 
5、准确的客户计费
 
在面向客户的业务中，重要的是向客户保证他们的钱没有被浪费，而且项目得到了有效和富有成效的处理。员工工时表是向客户保证项目进展的一个好方法。由于客户可以看到花在项目相关任务上的应计费总工时的完整记录，因此证明所有发票的合理性变得很容易。
 
工时表提供的详细信息可用于准确说明员工在项目中所做的工作。
 
6、观察项目的进展情况
 
当客户能够定期看到员工的工时表时，他们可以清楚地了解项目的实时进度以及为完成项目而执行的日常任务。这样客户就不需要反复写电子邮件来了解项目的状况。
 
激励员工定期填写工时表
 
进行员工时间跟踪的一个好方法是从上到下实施时间表。当经理和其他高层每天填写相同的工时表时，员工会感到工作场所的平等，说明不存在偏袒，人人平等。
 
员工通常将工时表视为微观管理的工具。建议抽出时间与团队成员坐在一起，解释实施工时表背后的目的。告诉他们微观管理是与员工时间跟踪相关的好处，并说服他们相信你的愿景。
 
如果你的团队抱怨填写工时表是一种工作量，那么请为他们提供一个在线工时表管理软件。8Manage工时表软件自动记录任务的小时数，可轻松将时间添加到工时表中。系统的实时仪表盘通过跟踪时间、任务状态、成本、资源、团队工作量等，让你可以鸟瞰团队的进度。
 
8Manage工时表软件还支持一键创建自定义报表，方便向利益相关者报告工作。它还可以帮助工作成本计算和计费，提供对员工绩效和项目盈利能力的洞察力。你只需向你的员工展示填写日常工作记录是多么容易，就像执行其他快速任务一样。
 
使用准确、安全的工时表软件，可以避免繁琐的人工计算员工工作时间，更深入地了解你的员工和项目，为未来的人力需求提供有意义的见解，并为简化团队的项目管理节省时间。