在发展初期,大多数中小企业在采购时通常都不使用采购订单,而倾向于口头约定的非正式流程,依赖于与供应商之间的不成文规定。采购订单管理成为中小企业采购管理中容易忽视的关键环节,但是,采购订单管理远比你想象的还重要。
一、 采购订单的重要性
随着业务规模和复杂性的增长,使用采购订单对中小企业非常重要。正式的采购订单能够使订单执行与跟踪更容易,有效确保与供应商之间进行清晰的沟通,同时可以有效避免审计问题。
当采购双方在付款,质量标准、产品性能等方面产生不一致意见的时候,会发生争执,这时采购订单可以为采购方提供合理的依据及合同上的法律保护。
所以,对于生存压力大,资金紧缺的中小企业来说,采购订单是确保花费在预算之内的重要工具。如果没有采购订单,费用的跟踪会更加困难,且容易出现错误,验收交付报告也会成为一场噩梦。
二、 采购订单的重要元素
正式的采购订单能够确保采购的商品从订货,列入预算、付款到交付整个流程顺利执行。只有明确采购订单中的元素,才能有效保证采购方的合法权益与利益。以下是采购订单的重要元素:
● 商品或服务制造企业的名称——确保双方确切知道每次采购都有谁参与,明确责任方;
● 采购订单编号——让人更容易掌握采购的情况,包括发票、付款及交付日期等等,并将错误付款的