采购订单管理——中小企业采购容易忽视的环节

在发展初期，大多数中小企业在采购时通常都不使用采购订单，而倾向于口头约定的非正式流程，依赖于与供应商之间的不成文规定。采购订单管理成为中小企业采购管理中容易忽视的关键环节，但是，采购订单管理远比你想象的还重要。 

一、 采购订单的重要性
 

随着业务规模和复杂性的增长，使用采购订单对中小企业非常重要。正式的采购订单能够使订单执行与跟踪更容易，有效确保与供应商之间进行清晰的沟通，同时可以有效避免审计问题。

 

当采购双方在付款，质量标准、产品性能等方面产生不一致意见的时候，会发生争执，这时采购订单可以为采购方提供合理的依据及合同上的法律保护。

所以，对于生存压力大，资金紧缺的中小企业来说，采购订单是确保花费在预算之内的重要工具。如果没有采购订单，费用的跟踪会更加困难，且容易出现错误，验收交付报告也会成为一场噩梦。

二、 采购订单的重要元素

正式的采购订单能够确保采购的商品从订货，列入预算、付款到交付整个流程顺利执行。只有明确采购订单中的元素，才能有效保证采购方的合法权益与利益。以下是采购订单的重要元素：

● 商品或服务制造企业的名称——确保双方确切知道每次采购都有谁参与，明确责任方；
● 采购订单编号——让人更容易掌握采购的情况，包括发票、付款及交付日期等等，并将错误付款的