​8Manage：如何创建看板工作流？

如今，看板在我们行业中得到广泛的使用。

看板的核心包括：
▪ 任务流程的可视化控制
▪ 消除损失、延误和浪费 
▪ 根据消费情况立即补充

看板工作流的理念是创建具有连续活动列表的表格，其中卡片随特定任务一起流动。
 

通过这种方式，你很容易就能知道每个任务在流程的哪个阶段，谁在执行任务以及有关任务执行的其他详细信息。

 

  
看板工作流是如何工作的？看板工作流是逐步实现的。
 
1-选择涉及有序合作活动的连续流程
 
第一点是需要合作型工作流，也就是说，涉及多人或团队并且需要快速沟通。
 
此外，在没有明确任务流和有序活动的流程中使用看板工作流并没有意义。
 
例如，需要根据突发情况变化立即做出决定的活动（例如外科手术）；或需要创造性工作和大量主观性（例如，电影院的方向）的活动，并不适合看板工作流。
 
2-仔细绘制过程的每个步骤
 
在创建任务列表之前，请执行以下操作：处理映射并了解你的每个步骤，特别是在任务易手时，因为这是定义卡片何时从一个列表移动到另一个列表的关键。
 
因此，确定流程的代理人有很大的帮助。当你注意到另一个人或团队将承担一个活动时，这是你应创建一个新列表的好迹象。
 
3-留意可能存在的瓶颈
 
如果在某个流程步骤中很可能会出现延迟或资源不足的情况，那么稍后定义列表时务必要意识到这些可能的瓶颈。
 
4-创建与活动相对应的列表
 
最简单方法是为看板工作流创建列表并设置输入列表，很多人称之为“待办事项”，而放置已完成任务的列表，通常称为“已完成”。
 
你可以自定义这些列表，给活动起一个更熟悉的名称。因此，从事数字营销工作的人员，在创建博客文本时，可以将条目列表称为“指南”，假如用于技工店的情况，该列表可以称为“车辆”。
 
以下是看板工作流程的两个示例：
 
机械师的看板工作流列表
▪ 车辆       
▪ 诊断       
▪ 预算       
▪ 客户审批的预算       
▪ 修复中       
▪ 行车试验       
▪ 为客户做好准备      
▪ 已完成        
 
用于博客内容创建的看板工作流列表
▪ 指导方针        
▪ 方法定义        
▪ 撰写文字        
▪ 拼写和语法修订        
▪ 经客户审批        
▪ 等待博客发布日期        
▪ 发布       
 
为了避免看板工作流无限期地“待在”特定卡片上，创建“阻塞”列表是个好主意。
 
当任务负责人意识到由于无法控制的原因而无法完成任务时，他们就会将卡片移动到“阻塞”列，并在卡片上说明延误的原因。
 
如果你已经按照步骤3的建议映射这些类型的延迟和瓶颈，你甚至可以定义符号和缩写，使项目或看板工作流管理器更容易进行必要的安排。
 
5-为卡片定义颜色并简化控制
 
我们已经说过，看板工作流的核心之一是允许快速直观的视觉控制。
 
除了任务之外，你还可以定义某些条目具有的特殊特征，从而简化流程管理。例如，通过在相应的列表中包含议程或车辆，你可以使用3种卡片颜色来表明该文本或服务是正常、紧急还是停滞。
 
因此，卡片的颜色可能代表与业务相关的信息。这可以确定你正为哪个客户工作，你将在哪里进行最终交货，你应该用哪种语言编写文本，以及许多其他变量，这取决于你的活动领域。

看板软件
 
有许多看板工具和软件可供想要虚拟管理其看板工作流程的企业使用，8Manage 看板系统是其中最受欢迎的选择之一。通过使用8Manage看板技术，你可以更容易地创建越来越敏捷和高效的工作流。
 

 

一个页面一目了然所有工作

一个8Manage看板界面可以包含多个工作流程，每个工作流程都有特定的列。这使你可以完全按照需要的方式构建看板。借助添加的功能，你可以为所提供的每种服务类别定义特定步骤，并在单个委员会（例如，营销和开发）中召集具有根本不同流程的跨职能团队。

使用看板卡片定义任务

每个任务在看板上都有一张卡片，其中包含有关该任务的所有信息。系统提供了十多个不同行业的模板，并允许你为卡片创建自定义类型和模板，使你可以轻松地在看板上找到某些卡片代表的工作。

工作进度限制

在8Manage看板中，每个列表都有一个进行中的工作限制，即一次最多可以包含的卡片数量上限。这意味着，如果已达到WIP（在制品）限制，则在完成未完成的任务之前，不允许新任务进入过程状态。

在实践中，这可以避免遗忘任务，并确保完成所有任务。限制进行中的工作量还可以使你的团队保持专注，并减少时间浪费。最后，WIP限制可以阻止瓶颈失控——团队成员必须专注于清除现有任务并解决障碍以继续。

为了在看板上实现顺畅的工作流程，以上步骤和方法请重点参考。还想持续改进，联系我们获取解决方案吧。