如何管理长期的项目任务

于 2021-12-30 18:38:03 发布
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分类专栏： PPM项目管理 文章标签： 项目管理 区块链
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本文探讨了长期项目管理中的关键任务，包括利益相关者沟通、风险管理、财务管理、变更请求审批和项目收尾。强调了定期更新、风险识别、财务组织、变更控制以及经验教训的重要性。同时建议使用自动化工具如8Manage PM来提升项目管理效率和投资回报率。
摘要由CSDN通过智能技术生成

有一些项目管理任务是长期的，或者以一种不符合每日或每周节奏的方式反复出现。这些项目管理任务过程中可能包括以下：

项目管理工具

利益相关者参与及沟通

作为沟通计划的一部分，你可能需要向更广泛的利益相关者提供更新。这可能包括发送给最终用户和受项目影响的部门的相关更新，以及向安全团队、合规团队和监管机构提供演示。

这里的最终目标是在整个项目生命周期中定期地进行社交更新，征求反馈，并管理关键涉众群体的期望，以便在项目接近完成时减少冲突和不受众的意外。

风险管理任务

风险管理是一个由项目经理驱动的循环任务，但它最终需要与项目团队、项目涉众、项目问题专家和项目发起人进行协作性沟通。

你应该定期与你的团队确定风险并将其划分优先级，促进风险响应计划的创建，并与风险所有者一起跟踪风险概率和影响。

发票

随着项目的进展，你将希望保持财务管理的组织性。这意味着理解你的供应商付款条件和相应地汇款。如果你是在一个客户服务组织，这也意味着要根据你的参与模式积极主动地为你的客户开发票。

如果这是基于里程碑的账单，了解这些里程碑在你的项目时间表中的位置。如果是时间和材料方面的问题，一定要核对和预测每月的发票金额。

创建变更请求和驱动审批

尽管监控范围的变化被列为日常项目管理任务，但现

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工时管理为何对项目如此重要？8Manage 带你读懂！
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● 核算人力资源成本，管控项目成本：工时表软件可进行员工人力资源成本的核算，实时统计每一个项目的实际人力资源成本，并根据项目的预算，了解项目有没有超出人力成本的预算计划，并尽早获知超支的风险，更好的控制项目成本。此外，8Manage 工时表既能独立使用，又能与项目管理工具结合使用，它以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控，以“动态管理、实时共享”的先进理论来实现项目进度、成本、资源、绩效、风险等的有效跟进，能帮助项目管理者解决项目管理中因信息滞后导致的项目失败问题，提升企业项目管控的能力。
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实施供应商管理时常见的挑战及解决方案
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原材料短缺、价格波动等经营风险；借助8Manage SRM系统，企业能够根据可根据价格、过去的绩效或两者的结合等因素来比较和选择供应商，通过构建良好的供应商合作伙伴关系，可帮助企业保持领先地位及竞争优势。供应商绩效管理的关键在于设定明确的绩效指标，建立合同和协议，监测和测量绩效，建立反馈和沟通机制，制定改进计划，并寻求持续改进。此外，8Manage SRM 还涵盖了询比价、竞价、招标、采购流程控制等功能模块，为企业提供了一个全面的供应商与采购管理解决方案，帮助企业优化供应链管理，降低风险，提高效率和质量。
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使用CRM系统如何让你的企业受益
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8Manage CRM系统在现代环境下，能够适应现代移动互联时代企业的管理需求，并且，功能涵盖客户信息管理、销售团队自动化、市场营销管理、产品管理、会员与忠诚度、客户服务、电子调查，分析及商业智能等功能，可定制二次开发，满足各行各业企业的客户管理需求。通过使用CRM系统，企业可以更好地了解客户需求，提高销售效率，提高客户满意度和忠诚度，提高企业竞争力。选择一款适合企业使用的CRM系统是关键，企业发展方向和目标各异，内部管理流程和理念也各不相同，因此，适合其他企业使用的CRM不一定就适合自身企业。
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知易行难！项目推进的6大常见问题
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明确项目目标、确保足够的资源供给、建立良好的沟通渠道、实施有效的风险管理、合理分配任务和制定变更管理流程都是解决这些问题的关键步骤。所以借助可靠的项目管理软件，就可以轻松解决这些问题，改善项目成果，推动企业业务，同时更好地进行合作，使团队中的每个人都受益。使用8Manage PM项目管理软件，支持项目计划、时间管理、资源分配、预算以及实际成本跟踪和变更管理等，助你克服项目常见障碍，全面满足项目团队管理需要。解决这个问题的方法是确保在项目开始之前明确定义项目的目标，并与团队成员进行充分的沟通和理解。
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可视化的工时管理：让项目进度真实可见
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里程碑代表项目中的重要节点和目标，有助于跟踪整个项目的进度和里程碑的完成情况。通过生成报告和图表，你可以快速了解项目的整体进展情况，识别潜在的风险和瓶颈，并进行相应的调整和优化。根据团队成员的技能和可用性，将任务分配给合适的人员，并为每个任务估计所需的工时。8Manage 工时表软件提供了一个可集中管理和追踪工作时间的平台，支持工时表与项目管理一体化，帮助组织或团队更好地了解项目的时间投入情况，优化资源分配，提高工作效率。通过选择合适的工时表软件，你能够清楚且有效地管理和控制项目的进展，确保项目按时交付。
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CRM商机管理：提升客户体验和销售效率
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对于使用财务软件的企业来说，商机管理过程可能是混乱的或不存在的。有效的商机管理使你能够更好地了解你的客户，然后你就能够根据他们的潜力来确定与他们互动的优先次序。8Manage CRM系统经过十多年市场验证，能够规划和管理你的商机，并为你的团队提供必要的背景信息以将这些商机转化为收入。8Manage CRM 提供有效的工具帮助你记录赢取或丢失商机的关键信息，并分析结果，以便持续改进，提高销售成功率。● 迁移： 当你迁移时，你要把你的客户从旧的平台（通常是竞争对手的）转移到新的平台（通常是你的）。
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间接采购管理中常见的五大挑战
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通过建立明确的、可衡量的目标和具体的关键绩效指标，企业可以根据一套预先确定的标准更好地评估他们的采购实践，突出他们可以改进的地方。正确执行的KPI为企业的采购流程创造了一个持续改进的环境，从而推动整个企业的流程效率。8Manage SRM创建了一个功能性的、端到端的采购流程，包括从主要供应商采购合适的产品、自动化工作流程以简化审批，以及报告趋势和关键指标，如成本节约、成本降低和类别管理。建立一个有据可查的采购流程、实施审批，并建立支出的可视性，有助于遏制异常支出，使每一笔交易都符合支出政策。
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工时表：如何跟踪团队进度？
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跟踪时间是一件你应该交给你的团队成员的任务，因为你很难知道每个团队成员在哪里以及他们在做什么。简单的工时表模板提供了总工作时间的清晰视觉效果，但你仍然需要通过将每个工作日的总时间加起来计算总时间。使用与公司薪资期一致的工时表的好处是，你在工时表上的总工作时间将向团队成员显示公司在该期间将支付给他们多少钱。将在线时间跟踪与你的团队的日常工作流程相结合，可以简化薪资流程，并帮助你监测团队的可用性和费用等事项。在工时表模板中添加自定义类别，可以让你更准确地了解你的团队的工作时间。
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为什么基于项目的行业需要 ERP？
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该系统通过将每笔交易与账户、组织和项目相关联，能够生成对企业至关重要的准确及时的洞察力，包括财务报告、发票、工资单和项目进度报告，以便管理者以即时的方式运营和管理其各个业务部门。与传统的 ERP 不同，它提供了业务流程的综合视角，适用于基于项目的制造商、基于服务的企业、建筑、航空航天、建筑公司等。不是所有的项目都属于同一个行业。8Manage FAS项目ERP 的关键点是将所有核心项目业务流程集成到一个端到端的系统中，提供实时数据流，促进流程的加速和自动化，而在单独的应用程序中管理这些流程不太可能。
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如何确保采购质量？找对方法没烦恼
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值得一提的是，8Manage SRM质量管理提供的工作流程用于供应商交付产品和服务的质量控制，支持不合格品的质量整改提议和索赔管理，由供应商及时反馈问题原因并提出解决措施。质量是任何成功企业的核心，保证采购的产品符合期望是成功的关键。采购是任何企业运营的一个关键方面，确保采购的产品或服务的质量对于保持客户满意度和长期成功很重要。始终使用符合你所有规格的合格供应商，这将有助于确保你采购的产品是高质量的，且满足你的需求。- 制定书面的采购政策，概述应该采购什么类型的产品，应该如何评估，以及是否符合企业的需要。
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ERP系统实施，8个需要了解的关键绩效指标
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如8Manage FAS这样的ERP系统通过提供一个清晰的视图，说明业务过程是如何跟踪最后期限的，以及对可能出现的中断的洞察力，使团队能够主动调整，从而简化了调度工作。成功的 ERP 实施应该围绕业务运营和流程生成更好、更详细的信息，并将这些信息集中起来，以便决策者将他们的战略和计划基于相同的信息，无论他们在企业中处于什么位置。配置良好的8Manage ERP解决方案可以提供高水平的预测准确性，帮助企业根据历史数据和当前指标的组合来预测需求，如即将到来的假期，或供应链的短缺。
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时间就是金钱！使用工时表的6个理由
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在面向客户的业务中，重要的是向客户保证他们的钱没有被浪费，而且项目得到了有效和富有成效的处理。有了工时表中的可用信息，管理者可以减轻下属的工作压力，要么在团队中安排更多的同事进行支持，要么雇用新人或兼职。研究表明，在一个以结果而不是以人们坐在工作桌前的时间来衡量成功的环境中，工时表的概念效果最好。，可以避免繁琐的人工计算员工工作时间，更深入地了解你的员工和项目，为未来的人力需求提供有意义的见解，并为简化团队的项目管理节省时间。一旦被指出，员工可以减少离开工作桌的时间，加快工作速度，以达到绩效标准。
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关于人力资源管理职能，你需要知道的事
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在这种情况下，一个强大如8Manage HCM的人力资源管理软件可以帮助你了解员工的能力差距，并制定计划对员工进行再培训或招聘和留住新的人才和老员工。作为专业全面的人力资源管理平台，8Manage HCM提供各种功能来满足企业对人力资源自动化管理的即时使用需求，还配备了业务自助和灵活的报表功能，支持企业管控、目标管理和领导决策等应用。它的首要任务是吸引合适的人才，管理薪酬和福利，营造愉快的工作文化，并保持高绩效员工。人力资源管理职能的重点是基于能力的获取、意外事件、薪酬标准、沟通以及企业的战略和扩展计划。
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销售管理全面指南：职能、流程、目标和工具
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根据美国营销协会（AMA）的说法，销售管理是 "对个人销售的计划、指导和控制，包括招募、选择、装备、分配、安排、监督、支付和激励，因为这些任务适用于个人销售队伍。为了确保你的团队是高效的，并在实现其目标的轨道上，销售经理研究团队的结果以及销售渠道中的开放交易和线索的数量。销售经理通过分析这些数字来确定他们是否有合适的销售人才，他们的销售培训是否有效，他们的增长是否可持续，并确定市场的需求。销售经理的角色会因企业的规模、团队的需求以及其他相关部门（如市场和销售促进部门）的规模而有所不同。
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如何使用基于项目的 ERP 改进项目交付？
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项目ERP系统中的CRM功能不仅可以帮助管理和预测整个销售周期中的机会，而且还可以利用活动和提案自动化来进一步改善寻找和赢得项目的过程，并加强客户的全面协作。基于项目的ERP系统提供了先进的项目管理工具和功能，不仅帮助企业改善规划、可见性和对整个劳动力的控制，而且还增强时间和费用输入、合同、发票、计费等。基于项目的ERP系统是企业资源规划的一种形式，旨在帮助基于项目的企业优化核心项目运作，在预算范围内按时、高质量地交付客户项目。● 通过专业服务自动化和项目组合管理（PPM）工具之间的整合，优化系统利用率。
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适用于中小企业的5种采购策略
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与大企业不同，在采购管理方面，中小企业往往不得不在更有限的资源范围内运作，并且没有同等水平的经验丰富的采购专业人员或先进的采购技术。即使拥有最新和最先进的技术，改进了其采购流程并建立了强有力的供应商战略伙伴关系，中小企业由于其规模相对较小，仍无法实现最佳的采购节约。标准化的采购有助于控制成本，明确责任，实现对支出的跟踪和监测，简化报告并为增长奠定基础。由于中小企业的工作性质繁忙，以及成功完成采购计划所需的时间和专业知识，企业主可以考虑将工作外包给专家，这最终可能为企业节省资金，产生更大的节约。
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一体化管理系统如何使企业受益？
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凭着17年来深耕行业的经验，8Manage FAS一体化管理系统很好地解决了多系统整合的问题，将企业所有的运营统一到同一个平台上操作管理，打通业务-合同-项目-采购-人力-财务一站式的管理模式，系统模块各自独立又能实现数据互通共享。此外，随着经济形势的不断变化，市场的日益复杂，以及同时处理几个合规框架的需求不断增加，各企业已经开始寻找一种解决方案，以支持他们在一个屋檐下的所有管理系统。随着一体化管理系统的实施，你的企业可以建立更好的管理系统的一致性。这可以为企业节省大量的时间和资源，从而提高利润。
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项目资源管理流程实例
04-27 131
你还可以建立每月一次的敏捷回顾会议，讨论并记录所学到的经验，在开始每一个新的可交付项目之前，都对这些经验进行回顾。当你花时间了解他们的职业目标，也对他们的表现和他们如何改进的问题持透明态度，项目团队就会对你有足够的信任。然后根据项目范围，确定执行项目工作所需的人员类型，以及他们的角色职责，列出执行培训所需的用品。尽管项目火热启动，但在核对每月预算时，你会逐渐发现你的指导得到了回报，而且在项目交付上花更少的时间。估计每个资源的成本（团队成员的小时费率）和你可能需要的用品数量，与你的项目预算进行比较。
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降低风险和最大化成功：如何解决项目管理中的成本差异
04-25 525
查看上述讨论的常见原因，范围变化、资源可用性或成本的意外变化以及预算或计划不足，看看这些因素是否适用于你的项目。通过密切关注成本和进度差异，你可以全面了解项目的绩效并进行任何必要的调整。将项目保持在预算范围内可能是一项具有挑战性的任务，但你可以使用含有实时管理会计和成本控制的先进项目管理软件，从而增加对你有利的成功率。最后，当解决成本差异时，请跟踪你的进度并继续监控你的预算。了解成本差异的原因后，你必须与利益相关者（包括你的团队、客户和任何其他相关方）进行沟通，让他们知道发生了什么。
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中小企业真的需要CRM吗？
04-24 428
因此，它被称为客户关系管理。在沟通方面，CRM 不需要与一长串的客户名单进行交互，而是通过保留不同的列表甚至根据客户的购买或其他行为自动将一些客户分成特定的组，从而在更短的时间内完成更多的工作。综上所述，8Manage CRM系统为中小企业提供了对客户行为的宝贵见解，加强了团队成员之间的沟通和协作，使工作流程自动化，并改善了整个客户体验。使用它的中小企业可以根据客户的兴趣和喜好，创建有针对性的营销活动。使用基于云的CRM，你的数据会保留在云服务器上，因此可以保证数据安全，从而为你提供防止数据丢失的保护伞。
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