合同管理的6个最佳实践

合同管理不善会使你的合同流程效率低下，并产生负面影响：
 
-收入损失
 
谈判缓慢、审批延迟和里程碑缺失等低效合同代价高昂。如果没有办法自动跟踪最后期限，并得到通知来执行时间敏感的行动，就会有错过最后期限的风险。
 
-协作和沟通效率低下
 
有效的合同管理需要内部和外部利益相关者之间的高水平合作。使用电子邮件作为主要的沟通方式会很快导致多个混乱的线程。在不知不觉中，你可能会遇到人们使用不同合同版本的情况。

6个合同管理最佳实践

使用以下6个合同管理的最佳实践将帮助你的团队管理你的合同：
 
1.集中和标准化协议
 
从头开始起草合同会减慢合同创建的速度。法务部可以通过标准化和预先批准合同语言和条款来节省大量时间。这样一来，合同的创建速度就会加快，其他部门也可以在不涉及法务的情况下创建一些合同。当合同遵循一个模板时，它们更容易编辑和审查，因为你将只关注每个交易特有的条款。
 
将你的合同存储在一个中央的、可搜索的存储库中，这样合同是安全的，而且容易找到。当有诉讼时，安全存储合同的重要性就更加明显。
 
2.设定合理的关键绩效指标（KPI）
 
法务部面临着用更少的钱做更多的事的压力，需要向企业证明自己的价值。为了实现这一目标，法务部必须从被动（对法律威胁）转变为主动（制定影响收入和降低风险的策略）。这将需要设定关键绩效指标。
 
应该设置的KPI和应该跟踪的指标取决于目标。例如，你的目标是更快地发送合同。然后，你可以将其分解为具体的关键绩效指标，比如更快地创建合同，减少审批时间。
 
一个好的合同管理解决方案将帮助你跟踪性能指标，使你深入了解你的合同签订过程，以及你可以在哪些方面进行改进以提高效率。
 
3.追踪义务
 
许多人签署了合同后就忘了，直到出现问题。然而，合同在签署后变得更加重要。企业需要你有跟踪合同的义务，在一个大型企业中，可能有成千上万的有效合同。
 
依靠个别员工来跟踪义务是有风险的，因为错误是不可避免的。好的合同管理软件可以帮助你在义务到期前及时向你发送电子邮件提醒，从而保持你的义务。
 
4.团队协作和可视性
 
在大多数企业中，合同管理主要是法务部的责任。但是，为了确保整个企业的合规性并减少风险，法务部需要与其他部门进行有效的协作。
 
用标准的模板和工作流程授权给其他部门，可以减少你对所有事情的参与。你可以使用8Manage合同管理软件来确保合同在发出前得到法务部的批准。
 
法务部也需要在不牺牲数据安全的情况下使合同可见。正确的合同管理软件将使你能够平衡可见性和控制，帮助你定义谁可以访问每个工作流程和记录。
 
5.沟通自动化
 
在合同沟通中使用电子邮件有很多漏洞，因为电子邮件不够集中。在传递信息时，你可能会忘记包括相关方的地址，或者重要的信息可能隐藏在电子邮件线程中。
 
最好的做法是使用专业的合同管理软件，跟踪每项活动并向相关利益方发送实时通知。沟通的自动化确保没有利益相关者在所有合同阶段被遗漏。
 
6.电子签名（或点击生效）
 
毫不拖延地签署合同对许多法律部门来说仍然是一个挑战。除了传统的湿墨签名外，还有其他的方式来签署合同。电子签名和点击生效作为在线签订合同的有效方式已被广泛采用。
 
电子签名（或点击生效）提供了一个无缝的签署体验。电子签名使签署合同像点击一样容易，它是网站条款和条件等大批量合同的理想选择。
 
好的合同管理解决方案允许你将合同嵌入到用户的交易流程中，减少PDF或纸质合同所固有的摩擦。
 
使用8Manage 进行合同管理最佳实践
 
遵守合同管理的最佳实践，对与你的业务增长相匹配的签约效率至关重要。
 
8Manage合同管理为企业提供合同自动化、可审计的单一事实来源以及业务进度和合同活动的实时视图。
 
● 集中的文件存储，授权人员能从一个地方访问和管理合同；
● 为重要日期自动发送提醒，确保没有错过最后期限；
● 为各种类型的合同创建定制的模板，确保一致性和合规；
● 允许多个用户在一份合同上进行协作，确保工作流程顺畅；
● 易于快速搜索和检索合同，消除了耗时的人工搜索
● 提供了对合同执行情况的洞察力，跟踪合同成本、风险等指标。
 
总之，使用 合同管理软件可以确保采用专业的合同管理方法，更好地促进风险管理、提高盈利能力，并在合同管理活动的成本与收益方面提供明确的投资回报 (ROI)。