规划成本管理是确定如何估算、预算、管理、监督和控制项目成本的过程。本过程的主要作用是,在整个项目期间为如何管理项目成本提供指南和方向。本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。过程图如下所示:
应该在项目规划阶段的早期就对成本管理工作进行规划,建立各成本管理过程的基本框架,以确保各过程的有效性及各过程之间的协调性。成本管理计划是项目管理计划的组成部分,其过程及工具与技术应记录在成本管理计划中。
输入:
1、项目章程
项目章程规定了预先批准的财务资源,可据此确定详细的项目成本。项目章程所规定的项目审批要求,也对项目成本管理有影响。
2、项目管理计划
项目管理计划组件包括(但不限于):
进度管理计划。进度管理计划确定了编制、监督和控制项目进度的准则和活动,同时也提供了影响成本估算和管理的过程及控制方法。
风险管理计划。风险管理计划提供了识别、分析和监督风险的方法,同时也提供了影响成本估算和管理的过程及控制方法。
3、事业环境因素
能够影响规划成本管理过程的事业环境因素包括(但不限于):
a、能够影响成本管理的组织文化和组织结构;
b、市场条件,决定着在当地及全球市场上可获取哪些产品、服务和成果;
c、货币汇率,用于换算发生在多个国家的项目成本;
d、发布的商业信息,经常可以从商业数据库中获取资源成本费率及相关信息,而这些数据库动态跟踪具有相应技能的人力资源的成本数据,也提供材料与设备的标准成本数据;还可以从卖方公布的价格清单中获取相关信息;
e、项目管理信息系统,可为管理成本提供多种方案;
f、不同地区的生产率差异,可能会对项目成本造成巨大影响。
4、组织过程资产
能够影响规划成本管理过程的组织过程资产包括(但不限于):
a、财务控制程序(如定期报告、必需的费用与支付审查、会计编码及标准合同条款等);
b、历史信息和经验教训知识库;
c、财务数据库;
d、现有的正式和非正式的与成本估算和预算有关的政策、程序和指南。
工具与技术:
1、专家判断
应征求具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:
以往类似项目;
来自行业、学科和应用领域的信息;
成本估算和预算;
挣值管理。
2、数据分析
适用于本过程的数据分析技术包括(但不限于)备选方案分析。备选方案分析可包括审查筹资 的战略方法,如自筹资金、股权投资、借贷投资等,还可以包括对筹集项目资源的方法(如自制、 采购、租用或租赁)的考量。
3、会议
项目团队可能举行规划会议来制定成本管理计划。参会者可能包括项目经理、项目发起人、选定的项目团队成员、选定的相关方、项目成本负责人,以及其他必要人员。
输出:
1、成本管理计划
成本管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何规划、安排和控制项目成本。成本管理过程及其工具与技术应记录在成本管理计划中。
例如,在成本管理计划中规定:
计量单位。需要规定每种资源的计量单位,例如用于测量时间的人时数、人天数或周数,用于计量数量的米、升、吨、千米或立方码,或者用货币表示的总价。
精确度。根据活动范围和项目规模,设定成本估算向上或向下取整的程度(例如 995.59 美元取 整为 1,000 美元)。
准确度。为活动成本估算规定一个可接受的区间(如 ±10%),其中可能包括一定数量的应急储备。
组织程序链接。工作分解结构(见 5.4 节)为成本管理计划提供了框架,以便据此规范地开展成本估算、预算和控制。在项目成本核算中使用的 WBS 组成部分,称为控制账户(CA),每个控制账户都有唯一的编码或账号,直接与执行组织的会计制度相联系。
控制临界值。可能需要规定偏差临界值,用于监督成本绩效。它是在需要采取某种措施前,允许出现的最大差异,通常用偏离基准计划的百分数来表示。
绩效测量规则。需要规定用于绩效测量的挣值管理(EVM)规则。例如,成本管理计划应该:1、定义 WBS 中用于绩效测量的控制账户;2、确定拟用的 EVM 技术(如加权里程碑法、固定公式法、完成百分比法等);3、规定跟踪方法,以及用于计算项目完工估算(EAC)的 EVM 公式,该公式计算出的结果可用于验证通过自下而上方法得出的完工估算。
报告格式。需要规定各种成本报告的格式和编制频率。
其他细节。关于成本管理活动的其他细节包括(但不限于):1、对战略筹资方案的说明;2、处理汇率波动的程序;3、记录项目成本的程序。